El material vive en dos lugares —el depósito y cada obra— y se mueve entre ellos todo el tiempo. Controlarlo es registrar tres cosas: lo que entra con su remito y proveedor, lo que se consume o se entrega, y lo que se transfiere de un lugar a otro. Esa última es la que casi nadie anota, y es la que hace que el inventario deje de cerrar en la primera semana.
| Ingreso | Llega material de un proveedor, a depósito o directo a una obra. Va con remito y proveedor, porque el día que falte algo esos dos datos son lo primero que se busca. |
| Egreso | Sale de una ubicación: se consume en la obra o se entrega a un operario. Son dos cosas distintas y conviene registrarlas distinto. |
| Transferencia | El mismo material cambia de lugar sin salir de la empresa: de depósito a obra, o entre obras. Es el movimiento que más se olvida y el que más rompe el inventario. |
El ingreso se registra porque llega con un remito y alguien lo firma. El consumo se registra porque alguien lo pidió. La transferencia no tiene papel: una obra necesita veinte bolsas, la de al lado las tiene, y se mandan en una camioneta.
Desde ese momento las dos obras tienen el número mal: una figura con material que ya no está y la otra consume material que nunca ingresó. Y el error no se corrige solo, se acumula.
Por eso conviene que mover material sea tan fácil de registrar como mandarlo. Si registrar la transferencia cuesta más que hacerla, no se registra.
Pediste cincuenta bolsas y llegaron treinta. Si el ingreso se carga por lo pedido, el sistema cree que hay cincuenta. Si se carga por lo recibido y nadie deja registro de las veinte que faltan, el reclamo al proveedor se pierde.
Lo que corresponde es registrar las dos cantidades —lo pedido y lo efectivamente recibido— y dejar el ingreso abierto hasta que se complete. Así el stock refleja la realidad y el faltante queda a la vista para reclamarlo.
Saber cuánto hay sirve poco si te enterás el día que se acabó. Definir un mínimo por material y que el sistema avise cuando se cruza convierte al inventario en algo que te habla en vez de algo que consultás.
No hace falta para todos los materiales. Alcanza con los que frenan la obra si faltan: los que tienen plazo de entrega largo o los que usa la tarea que está en el camino crítico.
Casi siempre por las transferencias. Los ingresos se registran porque hay un remito y los consumos porque alguien los pide, pero cuando una obra le presta cemento a otra no hay papel de por medio y nadie lo anota. A partir de ahí las dos obras tienen el número mal.
Los dos existen igual: hay material guardado y material a pie de obra. La pregunta real es si los estás contando por separado. Un solo número para toda la empresa no te dice si el hierro está donde hace falta.
El registro de que una persona retiró material bajo su responsabilidad, distinto del consumo normal de la obra. Sirve para saber a quién reclamarle cuando la herramienta o el material no vuelve.
Cuanto mejor registres los movimientos, menos falta hace. El conteo físico no es el sistema: es la verificación del sistema. Si cada conteo te da una sorpresa grande, el problema está en los movimientos que no se cargan.
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